Jak często powtarzasz zdanie “nie mam na to czasu”? Chciałaś zacząć prowadzić terminarz, by zarządzanie sobą w czasie było łatwiejsze, ale po kilku dniach przestałaś wpisywać do niego kolejne zadania? A może po prostu chciałabyś zmienić rytm swojego dnia, ale nie wiesz, jak to zrobić? Przygotowaliśmy dla Ciebie 8 praktycznych porad, dotyczących tego, jak efektywnie zarządzać sobą i swoimi obowiązkami w czasie. Będzie wymagało to regularności i dyscypliny, ale przy odrobinie chęci i dobrego nastawienia, bez trudu zapanujesz nad swoim planem dnia i zmienisz swoje życie na lepsze!
1. Zarządzanie sobą w czasie – krok 1: Motywacja
Jednym z największych problemów w skutecznym zarządzaniu sobą w czasie jest brak motywacji. Ale w tym przypadku można to bardzo łatwo naprawić. Jaki jest sens w pilnowaniu terminów i wypracowaniu lepszej organizacji działania? Odpowiedź jest prosta – więcej czasu dla siebie, a także brak poczucia ciągłego marnowania czasu. Wyznacz sobie choć jeden prosty cel np. jeśli będę wcześniej wstawać i wykonam całą pracę do południa, będę miała czas zapisać się na upragnioną jogę czy kurs włoskiego, bo przecież wieczory będą miała wolne. To naprawdę proste!
2. Codzienne obowiązki – rejestruj swój czas pracy
Kiedy próbuje się zapanować nad swoim napiętym grafikiem, łatwo można wpaść w pułapkę wypisywania nierealnej liczby zadań do zrobienia. Wynika to z braku wiedzy o tym, ile naprawdę trwa wykonanie danej czynności. I tu właśnie pomocna może okazać się rejestracja czasu pracy. Przez najbliższy tydzień zapisuj wszystkie realizowane w ciągu dnia zadania wraz z godzinami ich rozpoczęcia i zakończenia. Pod koniec tygodnia przeanalizuj i uśrednij wyniki. Od teraz podczas planowania dnia będziesz mogła precyzyjnie określić, ile czasu potrzebujesz na daną czynność.
3. Unikaj “przeobowiązkowania”
Nie wypełniaj całego kalendarza obowiązkami co do minuty. Pamiętaj, że zawsze może wydarzyć się coś nieoczekiwanego np. dodatkowe zadanie wyznaczone przez przełożonego, co zaburzy całkowicie Twój plan dnia. Stosuj w tym przypadku regułę 60:40, według której należy planować jedynie 60% dostępnego czasu na pracę, zaś resztę przeznaczyć na wszelkie niezaplanowane i spontaniczne działania. W praktyce z 8-godzinnego dnia pracy do dyspozycji masz więc niecałe 5 godzin.
4. Rano wykonuj najtrudniejsze zadania
Nie od dziś wiadomo, że w ciągu doby zmienia się wydajność naszego organizmu, a co za tym idzie poziom skupienia, energii i zaangażowania w realizowane zadania. Najbardziej wydajni jesteśmy przed południem, czyli między godziną 8:00 a 11:00. Właśnie dlatego najlepiej zacząć dzień od najtrudniejszego zadania, które wymaga od nas najwięcej pracy. Co ważne, jeśli przed 12:00 uda nam się zrealizować najważniejsze punkty z listy zadań, wzrośnie satysfakcja z pracy, co skutecznie zmotywuje nas do wykonania pozostałych zadań z listy.
5. Zrób sobie przerwę, jeśli tego potrzebujesz
Każdy ma inny system pracy – niektórzy wolą pracować nieprzerwanie, przez z góry określony czas, inni natomiast lepiej wykonują swoje obowiązki, kiedy robią częste, parominutowe przerwy. To Ty znasz swój organizm najlepiej i powinnaś wiedzieć, co dla niego najlepsze. Jeśli jednak poczujesz spadek wydajności i wzrost rozkojarzenia, koniecznie zrób sobie przerwę. To pomoże Ci zwalczyć zniechęcenie do pracy i zapewni większą motywację do dokończenia rozpoczętego działania.
6. Zarządzanie sobą w czasie – pozbądź się pożeraczy czasu
Pożeracze czasu to wszystkie zewnętrze i wewnętrzne czynniki, które przeszkadzają nam w realizacji zadań np. ciągłe sprawdzanie mediów społecznościowych, odświeżanie skrzynki pocztowej czy rozmowy telefoniczne. Dla każdego rozpraszaczem będzie jednak coś innego, więc warto określić je indywidualnie. W walce z dystraktorami może pomóc wyłączenie powiadomień dźwiękowych lub zainstalowanie specjalnych wtyczek i aplikacji.
7. Ćwicz i zachowaj dyscyplinę
Przestrzeganie planu dnia, z uwzględnieniem efektywnego zarządzania sobą w czasie, wymaga dyscypliny. By ją ćwiczyć, warto wyrobić sobie właściwe nawyki – dzięki nim wypracujesz określoną codzienną rutynę i będziesz mniej podatna na dystraktory. Pomocny w utrwaleniu nawyku będzie tzn. habit tracker, czyli pewnego rodzaju dziennik, w którym odznacza się dni wykonania zadeklarowanych czynności. Notowanie postępów nie tylko da nam kontrolę nad realizacją planu, lecz także stanie się dodatkową formą motywacji.
8. Planuj, zapisuj, organizuj po swojemu
Na koniec kluczowa i jedna z najważniejszych porad dotyczących efektywnego zarządzania sobą i swoimi obowiązkami w czasie. Znajdź odpowiednią dla siebie metodę zapisywania zadań. Do wyboru jest wiele opcji – możesz skorzystać m. in. z gotowych plannerów lub stworzyć swój własny terminarz dostosowany do swoich indywidualnych potrzeb. Ważne, by przynosiło efekt i ułatwiało zarządzanie sobą w czasie.
